NS koopt jaarlijks voor ruim € 1 miljard aan goederen en diensten in. NS oefent als inkopende partij invloed uit op leveranciers om hun producten en processen te verduurzamen. Zij kunnen daarmee een grote bijdrage leveren aan onze duurzaamheidsdoelstellingen.

Onze MVO-eisen staan in de inkoopgovernance en zijn verankerd in de Algemene Inkoopvoorwaarden (www.nsprocurement.nl).
Verder werken we nauw samen en dagen de markt uit om innovatieve en duurzame biedingen in te dienen. Met de volgende initiatieven gaven we invulling aan onze regierol:

• Leveranciers-assessments

Sinds 2014 nemen we Corporate Social Responsibility (CSR) assessments af bij onze grootste leveranciers: we kijken hoe zij omgaan met aspecten als omgeving, sociaal, ethiek en keten. Scores maken het mogelijk leveranciers te vergelijken en risico’s in te schatten. In 2015 is het assessment ook ingezet bij de gunning van opdrachten. Alle gegunde partijen zijn verplicht een CSR-assessment te doen. Samen met DB, SNCF, Alstom, Bombardier en Knorr Bremse werkt NS aan Railsponsible met als doel de methodiek als standaard te gebruiken binnen de spoorindustrie.

• Verduurzaming van inkoop door aanbestedingsplannen en circulair inkopen

NS gebruikt bij al haar Europese aanbestedingen een aanbestedingsplan. Dit interne document beschrijft de processtappen die nodig zijn in de voorbereiding van een aanbesteding. In het aanbestedingsplan wordt Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) toegepast voor de beschrijving van de selectie- en gunningscriteria. In 2015 zijn deze criteria in het plan geborgd.

• Gedragscode voor leveranciers met meeste ‘spend’

Jaarlijks ontvangen de leveranciers van NS met de grootste spend de vraag om onze gedragscodes te onderkennen indien dit nog niet is gebeurd. De gedragscode vermeldt expliciet onder welke voorwaarden we zaken willen doen met leveranciers. Een algemene eis is bijvoorbeeld dat leveranciers hun verantwoordelijkheid moeten nemen in het kader van maatschappelijk ondernemen en de essentie onderschrijven van standaarden op dit gebied, zoals onder meer vastgelegd in de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens en door de ILO, OECD en ICC.

In 2015 is de code voor nieuwe leveranciers onderdeel van het contracteren geworden. NS laat een onafhankelijke partij controleren of leveranciers de gedragscode naleven. Wanneer sprake is van het niet naleven of overtreden van de code beoordelen we eerst het risico. Daarop gaan we in gesprek met de leverancier en verzoeken we om een verbeterplan. Bij ernstige overtredingen, zoals corruptie, kan worden besloten de relatie te verbreken. Dit is ook vastgelegd in contracttemplates. Uitsluitingscriteria gelden ook voor onderaannemers van onze leveranciers.

NS onderschrijft de NEVI-gedragscode, die leidraad geeft voor ethisch handelen en eerlijk zaken doen (Handreiking verantwoord inkopen, NEVI 2012). NS heeft beleid tegen omkoping en corruptie opgesteld. Als onderdeel van de implementatie volgen alle inkopers binnen NS een e-learningmodule Ethics & Compliance en wordt aandacht besteed aan het belang van goede naleving van het beleid.