Als maatschappelijke organisatie is NS er alles aan gelegen om zorgvuldig en verantwoordelijk te handelen en te werken. En om rekenschap af te leggen over wat we doen. In 2015 kwam de integriteit van de organisatie rond de aanbesteding van het openbaar vervoer in Limburg in het geding. NS trekt hier lessen uit en neemt structurele maatregelen die integer handelen in de organisatie borgen.

In februari 2015 kondigde de provincie Limburg aan dat NS-dochter Abellio 15 jaar het openbaar vervoer in Limburg mocht verzorgen. Op 28 april maakte NS bekend dat er onregelmatigheden hadden plaatsgevonden tijdens die aanbesteding. De onregelmatigheden rond de aanbesteding in Limburg betroffen de inhuur via een schijnconstructie van een voormalige werknemer van Veolia. Deze werknemer deelde informatie van Veolia met het biedingsteam van Qbuzz. Zodra wij kennis kregen van deze onregelmatigheden stelden wij direct de provincie op de hoogte. Ook meldde NS de onregelmatigheden bij het Openbaar Ministerie en zegden we volledige medewerking toe. De provincie Limburg trok de gunning aan NS in en liet in juni weten voor Arriva te kiezen.

Extern onderzoek naar onregelmatigheden

Aanwijzingen voor onregelmatigheden bij de voorbereiding op de bieding kwamen aan het licht in maart 2015. Hierop kreeg advocatenkantoor De Brauw Blackstone Westbroek opdracht onderzoek te doen. Uit dit externe onderzoek, met een tussenrapportage op 28 april en een definitief onderzoeksrapport op 6 november, bleek dat er onregelmatigheden hadden plaatsgevonden tijdens de aanbesteding van het openbaar vervoer in Limburg. Deze onregelmatigheden lijken een incident te zijn geweest. Maar wel een incident dat dwingt tot het nemen van structurele maatregelen. Verschillende interne procedures zijn niet op orde en ook de naleving en handhaving van procedures moeten strenger.

Om de kwaliteit van het onderzoek en het rapport van De Brauw te toetsen, heeft er een verificatie plaatsgevonden door voormalig Ombudsman prof. dr. Alex Brenninkmeijer. De Brauw heeft het onderzoek zelf laten verifiëren door oud-rechter mr. Wil Tonkens-Gerkema. Beiden concludeerden dat niet is gebleken dat het onderzoek onvoldoende onafhankelijk is verricht. Ze deden ook aanbevelingen om dergelijke onderzoeken in de toekomst beter in te richten.
Hoewel er geen aanwijzingen waren dat ook bij andere aanbestedingen van OV-concessies in binnen- of buitenland onregelmatigheden hadden plaatsgevonden, heeft NS hier ook onafhankelijk onderzoek naar laten doen, onder regie van advocatenkantoor Jones Day. Hierin is gekeken naar zo’n 20 concessies. Zowel binnen als buiten Nederland zijn geen aanwijzingen voor onregelmatigheden gevonden. Zie www.rijksoverheid.nl/documenten voor de rapporten van de Brauw, Jones Day en de verificaties van Brenninkmeijer en Tonkens.

Arbeidsrechtelijke gevolgen

NS heeft aanvullend onderzoek laten doen naar eventuele betrokkenheid van de top van NS bij de onregelmatigheden in Limburg. Over deze betrokkenheid werden tegenstrijdige verklaringen afgelegd, die uiteindelijk hebben geleid tot het vertrek van de toenmalige CEO, Timo Huges. Op 6 augustus bereikten NS en de heer Huges in goed overleg overeenstemming over de afwikkeling van het dienstverband. Hiermee werden langdurige en kostbare juridische procedures over de afwikkeling van de arbeidsovereenkomst voorkomen.

Als gevolg van de onregelmatigheden liepen er eind 2015 nog arbeidsrechtelijke procedures.

Onderzoek door ACM: overtreding Spoorwegwet

De ACM concludeerde dat NS in de aanloop naar de aanbesteding in Limburg de Spoorwegwet op onderdelen heeft overtreden. NS heeft volgens ACM geen tijdig, noch redelijk aanbod gedaan aan andere vervoerders voor het gebruik van kaartenautomaten, het huren van personeelsruimtes, het plaatsen van OV-chippalen en servicepunten. Daarnaast is binnen NS bedrijfsvertrouwelijke informatie van andere vervoerders gedeeld. NS neemt hiertoe een set aan maatregelen om te waarborgen dat voor dienstvoorzieningen waar NS de exploitant van is, binnen een door ACM te stellen termijn, een volledig, tijdig en redelijk aanbod wordt gedaan.

Onderzoek Openbaar Ministerie

Het Openbaar Ministerie (Functioneel Parket s'-Hertogenbosch) is in 2015 een strafrechtelijk onderzoek gestart naar mogelijke strafbare feiten in verband met de aanbesteding voor het openbaar vervoer in Limburg. Het onderzoek is gericht op feiten en omstandigheden rondom een vermeende constructie inzake het bekendmaken van bedrijfsgeheimen. Onder meer de vennootschappen NS Groep NV, Qbuzz B.V., Abellio Transport Holding B.V. en Abellio Nederland B.V. zijn als verdachte aangemerkt. In februari 2016 heeft de Groep het eindproces-verbaal met betrekking tot het onderzoek ontvangen. Het OM zal de komende tijd de bewijspositie nader beoordelen alsmede wat de mogelijke vervolgstappen kunnen zijn

Onderzoek naar interne procedures

Onderzoeksbureau Alvarez & Marsal heeft in opdracht van de raad van commissarissen en de minister van Financiën een grondige analyse gemaakt van de effectiviteit van de bestaande interne procedures, risicobeheersing, compliance en controls bij NS en alle dochterondernemingen. Het eindrapport hiervan verscheen in januari 2016. Op basis van het rapport van Alvarez & Marsal heeft NS aanvullende maatregelen genomen om interne procedures en controles aan te scherpen en een plan van aanpak opgesteld. NS streeft ernaar om eind 2016 de aanbevelingen doorgevoerd te hebben. Enkele maatregelen:

• Risicomanagement en compliance worden nadrukkelijk in de taakstelling van het management en de businessplanning opgenomen.

• Er komt één toegankelijk en zichtbaar meldpunt waar medewerkers integriteitskwesties en mogelijke misstanden kunnen melden.

• De screening van nieuwe medewerkers, inhuur van derden en kopers van vastgoed wordt verscherpt.

• Inkopers krijgen periodiek een training over wijzigingen in wetgeving en nieuwe jurisprudentie.

• Onder leiding van de Chief Governance, Risk & Compliance Officer brengt NS in 2016 risicomanagement blijvend op het vereiste niveau met specifieke aandacht voor het voorkomen van risico’s en integriteitsissues.

• NS start in 2016 een breed cultuurprogramma waarin alle aspecten van bedrijfsintegriteit aan de orde komen.

• Er moet bij NS meer ruimte komen voor kritische vragen, tegendenkers en elkaar aanspreken op gedrag.

• NS versterkt het bewustzijn van management en medewerkers over de toepassing van de gedragscode.

• De bestuurlijke verhouding tussen NS en Abellio wordt herzien om te komen tot een goede balans tussen sturen op afstand en de beheersing van risico’s door het nemen van passende governance, risk en compliance maatregelen.

• Op het gebied van risicobeheersing vindt een verdere integratie en uniformering plaats binnen de Abellio-groep.

• Abellio voert strikte procedures door voor informatiebeheer bij biedingsprocessen in alle landen waar zij actief is.

Zie www.ns.nl/over-ns voor het rapport van Alvarez & Marsal en het plan van aanpak.

Aanstelling nieuwe bestuurder

Een van de structurele maatregelen die NS naar aanleiding van de onregelmatigheden heeft genomen is het aanstellen van een bestuurder voor governance, risicobeheersing en compliance. Susi Zijderveld is op 1 februari 2016 begonnen als Chief Governance, Risk & Compliance Officer (CGRCO) bij NS. De CGRCO draagt bij aan verdere professionalisering van de bedrijfsvoering binnen NS en aan realisatie van de gewenste cultuurverandering.